Success Story .

Die Deutsche Rheuma-Liga Berlin e.V. wurde 1975 von engagierten Ärzten, an Rheuma erkrankten Menschen und deren Angehörigen gegründet. Bundesweit sind in der Rheuma-Liga über 280.000 Mitglieder organisiert.

Die Ausgangslage

Anfrage // 4. Juni 2020 – 11:27 Uhr

Jährlich werden bei der Deutschen Rheuma-Liga Berlin über 20.000 Verordnungen (z.B. für Wassergymnastik) bearbeitet.
Dies ist ein enormer Zeitaufwand und die jährlichen Verordnungen steigen stetig. Die Rheuma-Liga besteht zum größten Teil aus ehrenamtlichen Mitarbeitern. Unsere Aufgabe ist es ihre Arbeit effizient und angenehm zu gestalten. 

Die Deutsche Rheuma-Liga wünscht sich, bei der Bearbeitung einer Verordnung, zusätzliche Termine für den passenden Zeitraum fix berechnen lassen zu können.
Es muss im System, bei jedem Teilnehmer mit einer Verordnung, eine individuelle Anzahl von Terminen angehängt werden.
Natürlich ist es sehr mühsam in jedem Kalender, z.B. 10 Termine auszuzählen, da jeder einen unterschiedlichen Zeitraum hat.
Hier wäre die Option, ab Verordnungs-Anfang die Anzahl der zusätzlichen Termine eingeben zu können effektiver.

Wir erfassen täglich unzählige Verordnungen. Durch den neuen Workflow sparen wir mehrere Stunden am Tag und können uns dadurch anderen Aufgaben widmen. Vor allem für unsere Ehrenamtler ist es eine große Entlastung, da sie dadurch weniger Zeit mit abtippen verbringen und mehr Zeit für die persönlichen Betreuung unserer Patienten haben.

Name

Position

Konzept & Umsetzung

Vorstellung des Konzepts // 4. Juni 2020 – 15:06 Uhr

Die vorherige Eingabe von individuellen Terminen für jeden Patienten war sehr mühsam und zeitaufwendig. Solche Routineaufgaben bieten häufig Spielraum für Fehlerquellen und machen die Arbeit der Ehrenamtler mühsam. Das angepasste System ist einfach gestaltet und bietet alles, um individuelle Anpassungen für Verordnungen und Termine effizienter bearbeiten zu können.

Eine Unachtsamkeit beim eintippen einer Verordnung kann sich zu einem riesigen Aufwand entwickeln.
Zum Beispiel könnte ein Feiertag übersehen werden. Dadurch kommt es zum Ausfall des geplanten Termins, was allerdings erst bei der Abrechnung entdeckt wird. Somit müssen bezahlte Arbeitskräfte einbezogen werden, welche die Schritte zur Rückzahlung bearbeiten.

Nutzen

Nutzung des Workflows möglich // 10. Juni 2020 – 15:43 Uhr

Die Funktion wurde mit der neuen Version des Verordnungs-Workflows eingespielt.
Eine Kopie kann über die Schaltfläche „Verordnung kopieren“ neben der Auswahlliste erstellt werden.
Die Schaltfläche ist aktiviert sobald eine bestehende Verordnung ausgewählt wurde.
Anschließend wird nach der Anzahl der Wochen für die Termine gefragt.

ERGEBNISSE

 Durch die Optimierung des Workflows werden täglich mehrere Stunden eingespart.
Diese Einsparung ermöglicht es den Ehrenamtlern der Deutschen Rheuma Liga, sich mehr Zeit für betreute Menschen zu nehmen. Telefondienst, persönliche Gespräche und … machen nun den Großteil des (Arbeitstages) aus.
Dazu konnten potentielle Fehlerquellen minimiert werden. Großer bürokratischer Aufwand, durch Tippfehler oder kleine Unaufmerksamkeiten wird dadurch vermieden.

VORHER

Verordnungen pro Tag
Minuten pro Verordnung
Tage ehrenamtliche Hilfe im Jahr für Verordnungen

NACHHER

Verordnungen pro Tag
Minuten pro Verordnung
Tage ehrenamtliche Hilfe im Jahr für Verordnungen
Adresse

Oberkasseler Str. 12
40545 Düsseldorf

Öffnungszeiten

08:00 – 18:00 Uhr
Montag bis Freitag